VZ VermögensZentrum: Erfolgreiches Event Marketing mit BSI

Das VZ VermögensZentrum unterstützt als unabhängiger Pensionierungsberater, Hypotheken- und Vermögensverwalter Kunden ganzheitlich bei allen Fragen rund ums Geld. Als einer der ersten Finanzdienstleister in der Schweiz setzte das VZ früh auf kundenzentrierte Informationsveranstaltungen rund um das Thema Finanzen. Mit BSI hat das VZ nun die Prozesse rund um das Eventmanagement einer Verschlankungskur unterzogen – mit Erfolg.

Event Marketing beim VZ: Besser unabhängig informiert

Das VZ ist führend, was Workshops und Webinare angeht: Rund 250 Veranstaltungen im Jahr werden physisch durchgeführt (wenn nicht gerade Corona die Pläne durchkreuzt), zwischen 700 und 800 Events sind es, wenn die Online-Formate mitgezählt werden. Die Expertinnen und Experten des VZ teilen ihr Wissen im Rahmen von Fachvorträgen mit den Teilnehmenden und beantworten ihre Fragen zu den Themen Pensionierung, Geldanlage, Steuern, Hypotheken und Nachlass.

«Info-Veranstaltungen sind für uns ein sehr wichtiges Instrument zur Lead-Generierung und Kundenansprache. Wir waren lange einer der wenigen Finanzdienstleister, die das im Angebot hatten. Die positiven Feedbacks der Interessierten und Kunden bestärken uns darin.»
Valentina Mancarella, Leiterin Campaign Management und Mitglied des Kaders, VZ Corporate Services

Die Herausforderung

So geschätzt das Angebot bei den Kunden, so komplex waren bisher die Eventmanagement-Prozesse im Hintergrund: Das Event-Marketing-Team musste sich zahlreicher Krücken bedienen. Die Kundendaten waren zwar auch im alten CRM verfügbar, aber alles drum herum wurde mit Excel gemanagt. Die Events, die in der ganzen Schweiz stattfinden, werden zentral vom Marketing geplant. Die Mitarbeitenden am Empfang der rund 30 Niederlassungen kümmern sich dann um das Operative.

Die Herausforderung bisher: Das Empfangspersonal musste im komplexen, aus vielen Teilschritten bestehenden Prozess geschult werden. Der Schulungsaufwand war enorm, die Organisation von Vertretungen kaum möglich. Zudem dauerte bisher die Nachbereitung pro Event lange: Teilnehmer-Erfassung, Auswertung der am Event verteilten Fragebögen, personalisierte Auswertung der Umfrage etc.

Lösung und Erfolge

Ende 2020 fand der Go-live des neuen CRM-Systems statt. Ab März/April 2021 wurde dann auch schon das Eventmanagement über BSI CRM in Zusammenspiel mit BSI CX als Digital Experience Platform abgewickelt. Der ehemals komplexe Event-Prozess umfasst gerade noch sieben Schritte.

In BSI werden die rund 50 Empfangsmitarbeitenden, die das operative Handling der Veranstaltungen verantworten, neu Schritt für Schritt durch den Prozess geführt. Da der Prozess nun einheitlich und sehr schlank gestaltet ist, können Vertretungen sich schnell zurechtfinden, der Schulungsaufwand ist deutlich gesunken. Dokumentenvorlagen wie beispielsweise die Auswertungen der Umfragen sind in BSI CRM hinterlegt. Ausserdem wurde der Online-Anmeldeprozess vereinfacht. So werden Kunden nun automatisch identifiziert, das Platzkontingent auf der Website wird heruntergerechnet (dank Schnittstelle vom CRM zur Webseite) und mit BSI CX werden die Mails wie Anmeldebestätigungen und Reminder automatisiert versendet. Die Vor- auch die Nachbereitung der Workshops und Webinare ist also gesamthaft deutlich effizienter geworden: Es geht nun fast doppelt so schnell wie zuvor, wie Auswertungen zeigen.

«Mit der Einführung der BSI Customer Suite haben wir hier einen wichtigen Meilenstein erreicht. Ich habe bei der Umsetzung der Veranstaltungsprozesse in BSI wieder viel Neues gelernt und einen ersten Einblick gewonnen, was technisch alles möglich ist. Das macht Lust auf mehr. Die Projektphase sowie die Einführung waren sehr anspruchsvoll – aber es hat sich definitiv gelohnt.»
Valentina Mancarella

Und wie geht’s weiter?

Aktuell laufen die Webinare noch über ein Tool, das nicht direkt an BSI angebunden ist. Das soll in naher Zukunft anders werden; Anbieter aus dem Ökosystem von BSI werden gerade evaluiert.

«Und dann gibt es noch ein paar Schönheitsfehler, an deren Behebung wir mit Hochdruck dran sind – zum Beispiel Terminfiles direkt in den Bestätigungs-Mails integrieren und die GoogleMaps-Verlinkung des Veranstaltungsortes als Service für die Interessierten – die Ideen gehen uns nicht aus, wenn es um die Optimierung der Event Experience geht», betont Valentina Mancarella.

Über die Gesprächspartnerin

Vor rund zehn Jahren startete Valentina Mancarella beim VZ als Marketingassistentin. Sie übernahm bald das Seminar- und Eventmanagement und entwickelte sich 2017 zur Teamleiterin weiter. Mittlerweile leitet sie den Bereich Campaign Management im Marketing und damit auch das Eventteam. Sie konnte ihr Wissen im Bereich Eventmanagement immer weiter ausbauen, zahlreiche Prozesse verbessern und vereinfachen. «Das Seminar- und Eventmanagement begeistert mich jeden Tag aufs Neue – auch wenn Corona diesen Job in den letzten zwei Jahren nicht gerade einfach gemacht hat. Was mir besonders Freude bereitet: Spezielle Anlässe mit Emotionen und Eindrücken auszufüllen, damit diese den Gästen in ewiger Erinnerung bleiben», so die Leiterin Campaign Management und Mitglied des Kaders, VZ Corporate Services.